6 conseils simples pour un bureau mieux rangé

Il parait que le génie créatif maîtrise le chaos. Il y a sûrement du vrai là-dedans, on ne nait pas avec le sens du rangement mais il suffit d’un peu d’ordre et de structure pour pouvoir travailler plus efficacement. Toute personne habituée à ranger régulièrement finira par le faire automatiquement, sans trop y réfléchir.

1. Du chaos au bureau bien rangé

Le mieux pour commencer est de faire table rase, de dégager entièrement le bureau, de le nettoyer et de profiter de cette vision. Qu’en pensez-vous? Ensuite, vous préférerez la sélection à la diversité: placez sur votre bureau uniquement les objets essentiels dont vous avez régulièrement besoin.

Les objets dont vous vous servez le plus souvent doivent se trouver près de vous. Vous choisirez ainsi un ou deux crayons, un bloc-notes, des post-it, des casiers de rangement pour vos documents ainsi que, peut-être, un panneau d’affichage pour avoir vos notes importantes à portée de main. Si vous n’utilisez pas au quotidien ciseaux, agrafeuse, perforatrice, etc., ces accessoires n’ont rien à faire sur votre bureau. Rangez-les dans un tiroir près du bureau.

2. Un bureau bien rangé, à la maison ou en entreprise, fera la joie de votre famille ou de votre chef

Si vous travaillez en home office et si votre budget le permet, assortissez vos systèmes de rangement et les étiquettes de votre bureau. Un mélange de classeurs et d’étiquettes de couleurs différentes suggère un manque d’ordre, contrairement à des produits et étiquettes assortis. N’hésitez pas à vous séparer de certains objets, comme par exemple ce joli stylo qui fuit tout le temps et qui n’écrit pas correctement, ou cette agrafeuse vide dont vous ne vous servez jamais.

Une fois que vous avez une base de rangement pour votre bureau, trouvez une routine et rangez votre bureau, par exemple chaque soir, pour clore votre journée de travail. Cela vous permet aussi de couper et de vraiment « fermer boutique ». Choisissez aussi un jour de rangement par mois ou par trimestre, pour faire le tri dans les tiroirs, les étagères et votre boîte aux lettres électronique.

3. Rangement numérique - un jeu d’enfant

Un bureau, que ce soit la pièce ou la table, peut vite nécessiter une opération de rangement - tout comme votre boîte aux lettres électronique et votre ordinateur. Un bureau impeccablement rangé ne servira à rien si vous perdez du temps à rechercher un courrier électronique ou un fichier. Faites un tri quotidien dans votre boîte aux lettres, marquez les courriers par ordre d’importance et n’hésitez pas à supprimer des messages dont vous n'avez plus besoin.

Rangez votre ordinateur clairement en enregistrant vos fichiers dans un emplacement central, en leur donnant des noms uniformes et en les structurant logiquement. Vous pouvez vous concerter avec votre équipe, le cas échéant. En interne, vous privilégierez l’emploi de lien vers les documents plutôt que d’utiliser les fichiers. Cela vous simplifiera considérablement la tâche.

4. Vous êtes accro aux délais? Voilà comment ne pas perdre la face

Certes, en général, il est conseillé de séparer vie privée et vie professionnelle. Mais pas dans ce cas. En effet, vous n'avez qu’une seule vie et pas plus de temps, alors vous allez utiliser un seul calendrier. Il vous permettra de garder à l’esprit tous vos rendez-vous et d’éviter les chevauchements.

Même si la tendance relance la mode du papier, le calendrier électronique est bien plus pratique. Il est plus facile à modifier, adapter et partager. Vous pouvez y enregistrer des liens pertinents, alors que vous ne pourriez pas les recopier à la main, du fait de leur longueur. Vous pourrez saisir les tâches et rendez-vous réguliers comme entrées en série, et en cas de congés ou d'absence, il vous suffira de le faire suivre à votre remplaçant. Voilà comment ne pas perdre la face.

5. Plus jamais de papiers volants...

Les tas de papiers sont souvent le début du chaos. Au lieu d’empiler vos papiers sur un ou plusieurs tas, nous vous conseillons d’opter pour trois paniers: arrivée, actuelle, départ. Avec cette vue d’ensemble, dans l’idéal, vous n'aurez chaque feuille qu’une seule fois en main. Vous pourrez aborder chaque casier de manière structurée au cours de la journée et vous aurez moins de chance de vous emmêler les pinceaux.

Veillez également à faire un tri régulier et à jeter les documents que vous n’avez pas besoin de conserver pour des raisons juridiques. A l’ère numérique, il est souhaitable de réduire les montagnes de papier au bureau. C’est justement dans un souci d’écologie que de nombreuses personnes indiquent dans leur signature « Please consider the environment before printing this e-mail. » Alors pensez-y: n’imprimez pas à tort et à travers chaque courrier électronique et chaque document!

6. De l’ordre sur le bureau = de l’ordre dans les idées

D’après ce crédo, un bureau bien rangé pourrait faire avancer votre carrière. Vous allez sans doute vous demander pourquoi... Le bureau est la carte de visite de l’employé. Observez votre bureau en toute objectivité. Que voyez-vous et que penseriez-vous de travailler avec la personne dont c’est le bureau? Nombreux sont ceux qui jugent une personne sur sa manière de travailler, et c’est celle-ci qui inspirera confiance ou non. Veillez donc à toujours respecter un certain ordre et à ne laisser sur votre bureau que le projet sur lequel vous travaillez actuellement.

Vous pouvez cependant laisser quelques objets privés et des souvenirs pour votre inspiration, sans pour autant surcharger votre bureau. Une photo de famille ou un rangement personnalisé montrent également que vous vous sentez bien au travail et montre l’importance que vous y attachez.